Cases

Van spraakbericht naar professionele offerte

Je hebt net een goed gesprek gehad met een klant. In je hoofd heb je de offerte al klaar. Maar dan: terug naar kantoor, systeem opstarten, alles handmatig invoeren, opmaak checken, PDF genereren, mailen. Tegen de tijd dat de offerte de deur uit is, ben je een half uur verder. Of erger: het blijft liggen tot morgen.

Voor Jurrie Baas Tuincentrum in Ommen hebben we dit probleem opgelost. Hun medewerkers maken nu offertes via WhatsApp — onderweg, in de auto, direct na het klantgesprek. Binnen een paar minuten hebben ze een professioneel opgemaakte offerte klaar om te versturen.

Hoe werkt het in de praktijk?

Stel je voor: een medewerker rijdt weg bij een klant. Hij opent WhatsApp, spreekt een spraakbericht in:

“Klant Mathieu uit Ommen. Negen schuttingpanelen geïmpregneerd hout, 21 planken, 180 bij 180, vijfhonderdtweeënveertig euro eenenzestig. Afdekschermen kap piramide, tachtig euro vijfenvijftig. Drie betonpalen 10 bij 10, 2 meter 80, grijs, drieëntwintig euro tien per stuk. Inclusief BTW.”

De AI-assistent pakt dit op en verwerkt het direct:

  • Herkent de klantgegevens (Mathieu, Ommen)
  • Splitst de offerteregels correct uit
  • Rekent automatisch: 3 betonpalen × €23,10 = €69,30

Een paar seconden later krijgt de medewerker een bevestiging met een overzicht van wat er is toegevoegd. Nog iets vergeten? Gewoon een nieuw berichtje sturen. Klaar? “Genereer offerte” en er rolt een PDF uit in de huisstijl van Jurrie Baas. Compleet met alle offerteregels en netjes berekende BTW.

Waarom WhatsApp?

We kunnen elk programma met een API koppelen. Maar WhatsApp heeft in deze case drie grote voordelen:

Geen adoptiedrempel. Iedereen kent WhatsApp. Er is geen training nodig, geen nieuwe app om te installeren. De medewerker opent gewoon een chat en begint te typen of praten.

Werkt overal. In de auto, op locatie, in de pauze. Zolang je telefoon bereik heeft, kun je offertes maken.

Spraak is snel. Typen op een telefoon is omslachtig. Inspreken gaat veel sneller. En omdat de AI spraak automatisch omzet naar tekst, maakt het niet uit hoe je communiceert.

AI in het MKB

We horen vaak dat AI vooral een hype is. Leuk voor demo’s en LinkedIn-posts, maar in de praktijk? Dat valt tegen. Dit project bewijst het tegendeel. Geen vage beloftes, maar een concrete oplossing die elke dag wordt gebruikt.

Dit project voor Jurrie Baas laat zien wat er mogelijk is als je AI inzet op de juiste plek. Niet als vervanging van mensen, maar als versterking. Een slimme assistent die het saaie werk overneemt, zodat jouw team zich kan focussen op wat echt waarde toevoegt.

Benieuwd wat AI kan betekenen voor jouw bedrijfsprocessen? We denken graag mee.