Van idee naar sprint planning in één dag: hoe AI projectplanning op z’n kop zet

User Story Mapping is fantastisch. Het dwingt je om vanuit de gebruiker te denken, het maakt abstracte requirements visueel en het geeft developers een plan waar ze daadwerkelijk mee uit de voeten kunnen.

Er is alleen één probleem: het duurt veel te lang.

In de praktijk ben je weken bezig. Stakeholdergesprekken plannen, requirements ophalen, afstemmen met IT, bijstellen, opnieuw afstemmen. Tegen de tijd dat de USM er ligt, is de oorspronkelijke context verschoven en begint de cyclus half opnieuw.

Ondertussen ontstaat er iets wat veel organisaties herkennen: de business heeft ideeën, maar IT heeft geen tijd. Of erger, IT zegt direct nee. Niet uit onwil, maar omdat ze overspoeld worden met half uitgewerkte verzoeken die ze eerst moeten interpreteren voordat ze er iets mee kunnen. Het resultaat is frustratie aan beide kanten en projecten die maanden in de wachtkamer staan.

Dit is geen IT-probleem en geen business-probleem. Het is een vertaalprobleem. En precies daar biedt AI een opening die de meeste organisaties nog niet zien.

Wat als de business het zelf kan?

De kern van het probleem is afhankelijkheid. Een projectmanager heeft een idee, maar kan pas vooruit als IT tijd en capaciteit heeft om mee te denken over de uitwerking. Die wachttijd is niet alleen frustrerend, het is ook onnodig.

Want wat als diezelfde projectmanager in één dag zelf een volledig uitgewerkte Proof of Concept kan opleveren? Niet een vaag ideedocument of een PowerPoint met bullets, maar werkende mockups, een volledige User Story Map met acceptatiecriteria en ureninschatting, en een sprint planning die direct in Jira kan.

Dat klinkt als toekomstmuziek, maar het is wat we vandaag al doen. Het geheim zit niet in één magische AI-tool, maar in een doordacht proces dat meerdere AI-stappen aan elkaar koppelt.

Het proces: vijf stappen, één dag

Het begint verrassend simpel: met een gesprek. Geen uitgebreide intakesessies of eindeloze vragenlijsten, maar een normaal gesprek over het idee, de context en wat het moet opleveren. Dat gesprek nemen we op.

De opname wordt met AI getranscribeerd en automatisch omgezet naar een gestructureerd Product Requirements Document. Dit is een cruciale stap die vaak wordt onderschat. In een gesprek van een uur zit enorm veel impliciete kennis — aannames, randvoorwaarden, edge cases — die in een traditioneel proces verloren gaat omdat niemand alles kan onthouden of opschrijven. AI mist niets.

Op basis van dat PRD genereert AI werkende, klikbare mockups. Geen statische wireframes in Figma, maar functionele prototypes waar stakeholders doorheen kunnen klikken. Dit is het moment waarop abstracte requirements tastbaar worden. “Ah, dus zo bedoel je dat” is een zin die we in dit stadium vaak horen.

Dan komt de stap die het meeste verschil maakt. We hebben gespecialiseerde AI-tools gebouwd die de mockups analyseren en via een interactief interview een volledige User Story Map genereren. Inclusief persona’s en hun doelen, epics en features, user stories met acceptatiecriteria, T-shirt sizing voor ureninschatting, en misschien het belangrijkste: verborgen enablers.

Die enablers zijn de dingen die je normaal pas halverwege een sprint ontdekt: de authenticatie die je nodig hebt, de datamigratie waar niemand aan had gedacht, de API-koppeling die eerst gebouwd moet worden. Door ze vooraf te identificeren voorkom je de klassieke scope creep die projecten maanden langer maakt dan gepland.

De laatste stap is de vertaling van USM naar sprint planning. Concrete taken, afhankelijkheden en een begroting. Aan het eind van de dag heeft de business een volledig uitgewerkt plan in handen waar IT direct mee aan de slag kan. Geen interpretatie nodig, geen weken wachten.

Waarom dit meer is dan alleen snelheid

Het voor de hand liggende voordeel is tijd. Wat normaal vier tot acht weken kost, is nu klaar in een dag. Maar het echte verschil zit ergens anders: in de kwaliteit van de communicatie tussen business en IT.

Het grootste probleem in de samenwerking tussen business en IT is zelden technisch. Het is communicatief. De business beschrijft wat ze wil in woorden en abstracte requirements. IT moet die vertalen naar iets bouwbaars en bij die vertaling gaat context verloren. Daarom zijn er zoveel afstemrondes nodig.

Een werkende mockup lost dat probleem op. Als je kunt laten zien hoe iets werkt in plaats van te beschrijven hoe het zou moeten werken, verdwijnt de ruimte voor interpretatie. IT ziet precies wat bedoeld wordt. De business ziet precies wat ze krijgt. De gesprekken gaan niet meer over “wat bedoel je?” maar over “hoe bouwen we dit het beste?”

Daarnaast verandert het de dynamiek. In de traditionele aanpak komt de business naar IT met een verzoek. IT moet tijd vrijmaken om dat verzoek te beoordelen, vragen te stellen en een inschatting te maken. In de nieuwe aanpak komt de business met een uitgewerkt plan inclusief mockups, USM en begroting. IT hoeft niet meer te interpreteren, maar kan direct beoordelen en bouwen. Dat is een fundamenteel ander gesprek.

De rol van de mens

Een veelgehoorde reactie is: “Maar AI begrijpt onze context toch niet?” Dat klopt, en daarom is dit geen volledig geautomatiseerd proces. De AI versnelt en structureert, maar de inhoudelijke keuzes blijven bij mensen.

Het gesprek aan het begin is mensenwerk. De beoordeling van de mockups is mensenwerk. De prioritering van stories en enablers is mensenwerk. AI zorgt ervoor dat al die menselijke input razendsnel wordt vertaald naar concrete, bruikbare output in plaats van dat het wekenlang in documenten en e-mailketens blijft hangen.

Het is het verschil tussen een architect die elke technische tekening met de hand maakt en een architect die CAD-software gebruikt. De creativiteit en het vakmanschap zitten nog steeds bij de architect. De software zorgt ervoor dat de vertaling van idee naar bouwbaar plan een kwestie van uren is in plaats van weken.

Wat dit betekent voor projectmanagers

Als je in een grote organisatie werkt als projectmanager, herken je waarschijnlijk het gevoel dat je meer tijd kwijt bent aan het plannen van werk dan aan het daadwerkelijk laten uitvoeren ervan. Stakeholders alignen, requirements documenteren, afstemmen met IT, wachten op beoordelingen… Het is een proces dat vaak langer duurt dan het bouwen zelf.

Met AI-gestuurde projectplanning verschuift dat. Je kunt zelfstandig, zonder IT-afhankelijkheid, een volledige POC opzetten die de kwaliteit heeft van wat normaal weken teamwerk kost. Dat betekent niet dat IT overbodig wordt. Integendeel. IT wordt effectiever omdat ze geen tijd meer hoeven te besteden aan het interpreteren van vage verzoeken, maar direct aan de slag kunnen met een concreet plan.

Het betekent ook dat je sneller kunt valideren of een idee de moeite waard is. Als je in één dag een POC kunt opzetten, is de drempel om iets uit te proberen veel lager. Je hoeft niet meer weken te investeren voordat je weet of een project haalbaar en waardevol is.

De drempel is lager dan je denkt

Het mooie van deze aanpak is dat je geen technische achtergrond nodig hebt om ermee te werken. De AI-tools zijn gebouwd om het proces te begeleiden, niet om technische kennis te vereisen. Als je een goed gesprek kunt voeren over wat je wilt bereiken, kun je een POC opzetten.